Každý podnikatel se dříve nebo později setká s nepříjemnou situací, kdy mu klient nezaplatí za poskytnuté služby nebo dodané zboží. Takové okamžiky dokážou pořádně zatřást nejen vaší psychikou, ale především vašimi financemi. Přesto se nenechte zaskočit – existuje několik osvědčených postupů, jak takové situace řešit a minimalizovat jejich dopad na vaše podnikání.
Prevence je základ úspěchu
Nejlepší způsob, jak řešit neplacení faktur, je tomuto problému předcházet již od samého začátku obchodního vztahu. Vždy si nového klienta pečlivě prověřte dříve, než mu začnete poskytovat služby nebo dodávat zboží. Zjistěte si základní informace o jeho společnosti, zkontrolujte si jeho ekonomickou situaci a pokud možno se zeptejte na reference od jiných dodavatelů.
Důležitou roli hraje také správně sestavená smlouva nebo obchodní podmínky. Jasně si definujte platební podmínky, lhůty a sankce za pozdní platby. Nezapomeňte si dojednat zálohu, zvláště u větších zakázek nebo při práci s novými klienty. Záloha vám poskytne alespoň částečnou jistotu a sníží riziko, že přijdete o všechny peníze.
Čtěte také:
Ďalšie ženy pri vesle… ale zase nie tak celkom
Velmi důležité je také průběžné sledování platební morálky vašich klientů. Pokud někdo začne platit s většími zpožděními, než je obvyklé, berte to jako varovný signál. Raději si s takovým klientem promluvte a zjistěte, jestli nemá nějaké problémy. Včasnou komunikací můžete předejít větším komplikacím. Někdy stačí jen změnit datum fakturace/splatnosti.
Komunikace jako první krok k řešení
Když zjistíte, že vám klient nezaplatil fakturu v termínu splatnosti, nezačínejte hned s právními kroky. Mnohem účinnější je přímá a otevřená komunikace. Často se totiž stává, že za neplacením stojí pouhé nedorozumění, administrativní chyba nebo dočasné finanční potíže, které lze rychle vyřešit.
Začněte zdvořilým telefonátem nebo e-mailem, ve kterém klienta upozorníte na neuhrazenou fakturu. Možná si fakturu jen někde založil a zapomněl na ni nebo má problém s účetním systémem. V takovém případě se situace vyřeší během několika dní. Pokud má klient skutečně finanční problémy, pokuste se s ním domluvit na splátkách nebo posunutí termínu platby.
Při komunikaci s dlužníkem vždy zůstávejte profesionální a klidní. Agresivní tón nebo vyhrožování situaci obvykle jen zhorší a může vést k tomu, že klient bude spolupráci úplně odmítat. Naopak vstřícný přístup často vede k rychlému vyřešení problému a zachování obchodního vztahu.
Možnosti financování při výpadku příjmů
Když vám klient nezaplatí větší částku, může se stát, že budete mít problémy s cashflow. V takové situaci je důležité rychle najít řešení, abyste mohli pokračovat v provozu své firmy a plnit závazky vůči svým dodavatelům a zaměstnancům. Existuje několik způsobů, jak si v takové chvíli pomoci.
Jednou z možností je půjčka pro podnikatele, která vám pomůže překlenout období do doby, než problematickou fakturu vymůžete. Toto řešení je obzvláště vhodné, pokud máte jistotu, že peníze nakonec získáte, jen to bude trvat déle, než jste původně plánovali.
Další variantou může být sjednání krátkodobého financování, které vám poskytne větší finanční prostor pro řešení podobných situací. Takové financování je vhodné zejména pro firmy, které se s neplacením faktur setkávají častěji, nebo pro ty, které potřebují stabilnější cashflow pro své fungování.
Právní způsoby vymáhání pohledávek
Pokud se komunikace s dlužníkem nedaří a klient stále neplatí, nastává čas pro formálnější postupy. Prvním krokem je obvykle zasílání upomínek. Upomínka má písemnou formu a měla by obsahovat jasné údaje o neuhrazené faktuře, výši dluhu včetně případných úroků z prodlení a nový termín pro úhradu.
Zasílejte upomínky postupně – první může být zdvořilá, druhá už důraznější a třetí by měla obsahovat varování před právními kroky. Mezi jednotlivými upomínkami nechte rozumný časový odstup, například 14 dní. Všechny upomínky si pečlivě archivujte, protože je budete potřebovat jako důkaz, pokud se rozhodnete věc řešit soudně.
Pokud ani upomínky nepomůžou, můžete se obrátit na inkasní agenturu nebo advokáta. Inkasní společnost se specializuje na vymáhání pohledávek a často dosáhne rychlejších výsledků než jednotlivec. Advokát vám zase pomůže s právními aspekty vymáhání a případně zastoupí vaše zájmy u soudu.
Soudní vymáhání a jeho specifika
Soudní cesta by měla být až posledním řešením, protože je časově náročná a může být i drahá. Před tím, než se rozhodnete podat žalobu, pečlivě zvažte všechny okolnosti. Ujistěte se, že máte dostatečné důkazy o existenci dluhu – smlouvu, fakturu, dodací listy nebo jiné dokumenty potvrzující, že jste službu skutečně poskytli nebo zboží dodali.
Soudní řízení může trvat několik měsíců až let, a i když získáte pravomocné rozhodnutí soudu, neznamená to automaticky, že peníze dostanete. Pokud dlužník nemá majetek nebo příjmy, které by bylo možné zabavit, může být vymáhání velmi obtížné nebo dokonce nemožné.
Proto je důležité si předem zjistit majetkové poměry dlužníka. Pokud zjistíte, že dlužník nemá žádný majetek ani stálé příjmy, může být rozumnější od vymáhání upustit a soustředit se na to, aby se podobná situace neopakovala. Někdy je lepší přijmout ztrátu a poučit se z ní než investovat další peníze do marného vymáhání.
Jak se poučit a připravit na budoucnost
Každá špatná zkušenost s neplatícím klientem by vás měla něco naučit. Po vyřešení situace si udělejte čas na analýzu toho, co se stalo a jak podobným problémům v budoucnosti předejít.
Zvažte zavedení pojištění pohledávek, které vám pomůže krýt ztráty způsobené neplatícími klienty. Toto pojištění sice něco stojí, ale může se vyplatit zejména firmám, které pracují s většími zakázkami nebo rizikovými klienty. Další možností je práce pouze se zálohami nebo platbami předem, což sice může odradit některé klienty, ale výrazně sníží vaše riziko.
Nezapomeňte také pravidelně kontrolovat a aktualizovat své obchodní podmínky. Možná objevíte mezery, které vám komplikují vymáhání pohledávek, nebo naopak najdete způsoby, jak si lépe zajistit své nároky. Při větších investicích do rozvoje firmy můžete také zvážit podnikatelský úvěr, který vám pomůže stabilizovat cashflow a lépe se připravit na podobné situace.
Situace s neplatícími klienty nikdy není příjemná, ale se správným přístupem a připraveností ji můžete zvládnout bez větších problémů. Pamatujte si, že prevence je vždy lepší než následné řešení problémů, a investujte čas do budování kvalitních obchodních vztahů s důvěryhodnými partnery.
